Întrebări frecvente

68 - 101 Întrebări frecvente sesiune de informare

67. În cazul în care o organizație are bilanț aprobat pentru anul 2013, îl poate atașa la dosarul de finanțare?

Răspuns:  În situația prezentată, este necesar a se depune ultimul bilanț aprobat.

66. Costurile indirecte se vor calcula separat pentru solicitant și partenerul de proiect?

Da. Metodologia de calcul se aplică diferențiat pentru solicitant și pentru partener.

65. În aplicarea formulei de calcul a costurilor indirecte se va lua în considerare norma întreagă sau parțială de lucru a membrilor echipei de proiect?

Se va utiliza formula de calcul luând în considerare norma întreagă a membrilor echipei de proiect.

64. Bugetul trebuie defalcat și pentru partener?

Pot fi defalcate costurile pe solicitant sau partener de proiect; dacă se consideră necesar se pot atașa devize justificative detaliate pentru cheltuielile specifice incluse în buget.

63. În ce capitol din cererea de finanțare trebuie precizată metodologia de calcul a costurilor indirecte?

Metodologia de calcul se detaliază sub bugetul proiectului. Dacă se consideră necesar se pot atașa devize justificative detaliate pentru cheltuielile specifice incluse în buget.

62. În ceea ce privește aportul în bani în cazul ONG-urilor, minim 10% din valoarea cheltuielilor eligibile - suma aferentă aportului propriu trebuie să fie inclusă în cheltuielile eligibile ale proiectului (prima pagină din buget Anexa 2) sau poate fi inclusă în cheltuielile neeligibile?

Răspuns: Contribuția proprie de 10% obligatorie pentru fiecare solicitant - organizație neguvernamentală - face parte din totalul costurilor eligibile ale proiectului și se evidențiază ca atare în pagina 2 - Surse de finanțare a Anexei 2 - Bugetul proiectului.

61. Este necesar ca partenerul să contribuie financiar în proiect? Sau e suficientă contribuția solicitantului?

Răspuns: Nu este obligatoriu ca partenerul să aibă contribuție financiară proprie în cadrul proiectului.

60. La ce se referă "sursele de verificare/informare" cuprinse la Capitolul 2.12?

Răspuns: Sursele de verificare/ informare reprezintă documentele unde se consemnează îndeplinirea indicatorilor propuși prin proiect (ex: rapoarte de activitate, procese verbale, alte livrabile etc).

59. La ce anume face referire “Capacitatea de diseminare și de utilizare a rezultatelor proiectului”?

Răspuns: “Capacitatea de diseminare si de utilizare a rezultatelor proiectului” se referă la posibilitatea ca rezultatele proiectului să fie multiplicate, la probabilitatea ca aceste rezultate să fie utilizate si după finalizarea proiectului, fie de către promotor, fie de către alte entități. Poate fi văzut și ca un element de sustenabilitate.

58. Este necesară depunerea Acordului de parteneriat la momentul depunerii dosarului de finanțare?

Răspuns: La depunerea cererii de finanțare se solicită Anexa 5 - Scrisoarea de intenție privind parteneriatul. Acordul de parteneriat va fi solicitat la semnarea contractului de finanțare.

57. Costurile de traducere, evaluare și audit sunt menționate în lista cheltuielilor eligibile atât la capitolul 2 cât și la capitolul 3. Unde se trec?

Răspuns: Depinde de natura traducerii ce trebuie bugetată. De exemplu, la cap. 2 se trec traducerile unor documente ale proiectului (dacă este nevoie), pe când la cap.3 se trec traducerile literare, subtitrări etc.

56. Trebuie tradusă toată Cererea de finanțare în limba engleză?

Răspuns: În cazul proiectelor unde nu există parteneri din alte țări, dosarul de finanțare se depune în limba română. Pentru proiectele unde există parteneri din țări străine, dosarul cererii de finanțare trebuie depus în română și engleză, deci pentru toate documentele de la 1-15 indicate în Ghidul solicitantului, pag. 26, cu excepția balanței de verificare. În ambele cazuri, dacă se depun documente suport în alte limbi, acestea trebuie să fie însoțite de o traducere în română și/sau engleză.

55. Documentele statutare ale solicitantului și ale partenerilor trebuie traduse în limba engleză?

Răspuns: Pentru documentele aferente partenerilor din alte țări cuprinse la pag. 26, pct. 9 din Ghidului solicitantului, traducerea  se va realiza numai asupra “textului/părții din statut sau a documentului echivalent care certifică activitatea organizației în domeniul culturii sau în domeniul proiectului și care va trebui atașată. Traducerile autorizate vor fi solicitate la semnarea contractelor de finanțare. La momentul cererii de finanțare se depun traduceri simple, cu mențiunea CONFORM CU ORIGINALUL.

54. La ce tipuri de cheltuieli se referă categoria cheltuieli rezultate direct din cerințele contractului de finanțare?

Răspuns: Categoria de cheltuieli rezultate direct din cerințele contractului de finanțare se referă la acele activități impuse prin contractul de finanțare, de exemplu asigurarea vizibilității a proiectului, cheltuieli cu auditorii (unde este cazul) etc.

53. Este obligatoriu ca solicitantul se specifice cheltuielile indirecte în buget?

Răspuns:  Structurarea bugetului și bugetarea cheltuielilor aferente rămân la latitudinea solicitantului, nefiind obligatorie includerea cheltuielilor indirecte.

52. Care este modalitatea de aprobare a fișelor de post aferente pozițiilor care formează echipa de proiect? Echipa de proiect se referă la echipa de management, cea de implementare sau ambele?

Răspuns:  Fișele de post aferente pozițiilor care formează echipa de proiect, trebuie aprobate după cum urmează:

• de reprezentantul legal al solicitantului, pentru angajații acestuia;
• de reprezentantul legal al partenerului de proiect, precum și de reprezentatul legal al solicitantului, pentru angajații partenerului de proiect.

Vă precizăm de asemenea că, în înțelesul prevederilor Ghidului solicitantului, fișele de post menționate se referă doar la echipa de management.

51. Pentru fundamentarea bugetului trebuie depuse şi alte acte doveditoare (oferte de preţ sau alte documente care să arate modul în care a fost fundamentat bugetul proiectului)?

Răspuns: Nu este necesară depunerea altor documente pentru fundamentarea bugetului, doar completarea Anexei 2 - Bugetul proiectului.

50. Pentru punctul 10 din lista documentelor pentru dosar (Ghid, pag. 26): depunerea certificatului fiscal este necesară și în cazul partenerului?

Răspuns: Certificatul fiscal este necesar și pentru partener. Este vorba despre două certificate, atât pentru solicitant, cât și pentru partener și anume: certificatul privind lipsa datoriilor la bugetul de stat (eliberat de ANAF în România) și certificatul privind lipsa datoriilor referitoare la impozitele si taxele locale eliberat de primărie.

*Cu titlu informativ, pentru Norvegia, certificatul privind taxele se cheamă “Skatteattest for Skatt” și se obține de la autoritățile locale, prin poștă. Certificatul care atestă că nu datorează TVA se numește “Skatteattest for merverdiavgift” și se solicită online.

49. Este acceptată contribuția în natură în cazul în care solicitantul este ONG sau este acceptată contribuția în natura numai din partea ONG-urilor (ca partener)?

Răspuns: În cazul în care solicitantul este ONG, contribuția în natură este acceptată, așa cum este explicată în Ghidul Solicitantului. Contribuția proprie la proiect în acest caz, de minim 10%, poate fi acoperită fie de solicitant, fie de partenerul de proiect, fie de ambii, așa cum se stabilește în cadrul Acordului de parteneriat încheiat între aceștia.

În cazul în care partenerul este ONG, contribuția acestuia în natură (dacă este cazul) prin munca voluntară este acceptată.

48. Care este termenul de plată a prefinanțării sau de aprobare a raportului intermediar?

Răspuns: Conform precizărilor din Ghidul solicitantului, plata tranșelor de prefinanțare se face după cheltuirea a cel puțin 70% din orice plată anterioară. Estimarea necesarului de fonduri pentru fiecare perioadă ce urmează se face de către promotorul de proiect. Instrucțiuni suplimentare despre implementarea proiectelor vor fi transmise solicitanților care semnează contracte de finanțare.

Așadar, asigurarea fluxului de fonduri depinde în bună măsură de modul cum promotorul de proiect își realizează previziunile.

47. Cheltuieli de subzistenţă în străinătate ale altor categorii cum ar fi membrii unui ansamblu artistic, tehnicieni etc., care se încadrează la costuri specifice, se realizează prin acordarea contravalorii costurilor de cazare și diurna (conform HG nr. 518/ 10 iulie 1995 actualizată), sau prin servicii de cazare și masă?

Răspuns: Cheltuielile de subzistență în străinătate se referă la costurile cu cazarea și diurna. Modul de efectuare a acestor cheltuieli este alegerea și decizia promotorului de proiect.

46. La ce face referire cerința menționată în Ghidul Solicitantului, cap. 7 – Achiziții publice, conform căreia „în cazurile în care ponderea activităților de achiziții publice în scopul implementării proiectului depășește 20% din totalul costurilor eligibile ale proiectului, echipa de proiect trebuie să includă un expert specializat pentru derularea acestor proceduri”?

Răspuns: În cazul proiectelor mari, pentru acele propuneri de proiecte în care ponderea activităților de achiziții publice depășeste 20% din totalul costurilor eligibile ale proiectului (mai puțin în cazul achizițiilor directe), echipa de proiect trebuie să includă un expert specializat în derularea acestor proceduri.

Prevederile OUG 34/2006 se aplică promotorilor de proiect entităților publice, iar în cazul promotorilor de proiect entități private se aplică prevederile Ordinului MFE 1120/2013. (precizările se regăsesc și în Ghidul Solicitantului la capitolul 7. Achiziții publice.

45. În cazul proiectelor în parteneriat, dacă partenerul de proiect eligibil dorește să contribuie financiar, prin susținerea unei părți din co-finanțarea solicitantului, sub formă de muncă voluntară (valabil doar dacă solicitantul este ONG), care legislație se aplică?

Răspuns: Legislația care se aplică la stabilirea nivelului de prețurilor unitare pentru munca voluntară a angajaților / experților din partea partenerului de proiect, este legislația în vigoare în statul beneficiar și anume România.

44. Referitor la personalul aparținând promotorului de proiect și sau/ partenerilor de proiect, implicat în derularea unor activități ale proiectului, facem următoarele precizări:

• remunerarea pentru implicarea unei persoane în mai multe activități ale proiectului se efectuează cu respectarea normei legale de lucru și anume numărul de ore lucrate maxim admis de legislația muncii în vigoare;
• astfel, dacă un angajat al promotorului/partenerului de proiect face parte din echipa de management a proiectului, dar oferă și consultanță în cadrul aceluiași proiect, atunci el va fi plătit din capitolele bugetare 1 (Cheltuieli de management) și 2 (Cheltuieli pentru consultanță și expertiză) din bugetul proiectului, cu respectarea prevederilor de mai sus referitoare la legislația muncii;
• dacă un angajat al promotorului/partenerului de proiect face parte din echipa de management a proiectului, dar desfășoară și activități specifice proiectului (ex: regie, actorie, dans, etc.), atunci el poate fi plătit din capitolele bugetare 1 (Cheltuieli de management)  și 3 (Cheltuieli specifice) din bugetul proiectului, cu respectarea prevederilor de mai sus referitoare la legislația muncii.
•  

43. Referitor la cerințele de informare și publicitate, conform prevederilor contractului de finanțare (Anexa 10 la Ghidul solicitantului), promotorul de proiect:

• a. Are obligația să respecte elementele de identitate vizuală ale Mecanismului Financiar SEE  și să le plaseze / promoveze pe materialele elaborate în cadrul proiectului
• b. Se obligă să respecte obligațiile de informare și publicitate în conformitate cu Regulamentul SEE și cerințele de informare și publicitate din Anexa 4 a acestuia, luând toate măsurile necesare pentru a asigura implementarea Planului de Publicitate asumat
• c. Transmite Operatorului de Program 1% din numărul materialelor de informare și publicitate.

Promotorul de proiect, poate solicita, opțional, avizul Operatorului de program asupra machetelor materialelor de promovare pe care urmează să le producă în cadrul proiectului.

42. Referitor la bugetarea cheltuielilor de audit de către solicitant, precizăm următoarele:

• în cazul proiectelor cu o durată mai mică de 1 an, promotorul de proiect nu are obligația de a prevedea audit in cadrul cheltuielilor de proiect.
• în cazul proiectelor cu o durată mai mare de 1 an, pentru activitățile derulate în anul 2 de implementare auditul trebuie prevăzut obligatoriu.

41. Dat fiind faptul că nu este cunoscută luna în care va începe implementarea unui proiect, se pot muta lunile de implementare aferente activităților după aprobarea proiectului?

Răspuns: Perioada de implementare a proiectului se poate decala în funcție de momentul semnării contractului de finanțare. Este recomandabil ca în graficul de implementare a activităților să specificați durata activităților în unități de timp.

40. Ce însemnă politica uzuala a promotorului proiectului și partenerului de proiect cu privire la remunerații?

Răspuns: Politica uzuala a promotorului de proiect se refera la nivelul uzual de salarizare în cadrul organizației solicitantului / partenerului.

39. Onorariile pentru artiștii invitați în cadrul unui eveniment organizat sunt eligibile? Dacă da, ele sunt încadrate la categoria costuri specifice? Există o limită indicată pentru aceste onorarii?

Răspuns: Onorariile pentru artiști sunt eligibile și le încadrați pe cheltuieli specifice. Valoarea acestora trebuie să fie conformă bunelor practici și tarifelor uzuale din domeniu.

38. Activitățile culturale trebuie să se organizeze în fiecare dintre tările din care provin partenerii sau este suficient să fie organizate într-o singură țară?

Răspuns: Nu există prevederi specifice în acest sens. Activitățile proiectului se organizează în funcție de alegerea promotorului, de obiectivele și specificul proiectului.

37. Există vreo limitare cu privire la țara unde se desfășoară activitățile? Trebuie ca acestea să aibă loc în principal în România sau este în regulă să avem focusul în alt stat și o activitate mai mică organizată în România?

Răspuns: Activitățile din cadrul unui proiect sunt eligibile (decontabile) dacă sunt desfășurate în statele din care provin și partenerii eligibili, conform definiției din Ghidul solicitantului, anume: statele donatoare, statele beneficiare sau într-o țară din afara Spațiului Economic European care are graniță comună cu statul beneficiar.
În acest sens, state donatoare sunt  Norvegia, Islanda și Liechtenstein. Statele beneficiare sunt: Bulgaria, Croația, Cipru, Cehia, Estonia, Grecia, Ungaria, Letonia, (Latvia), Lituania, Malta, Polonia, Portugalia, România, Slovacia, Slovenia, Spania. Iar în cazul României se adaugă și Republica Moldova, Ucraina și Serbia.
Un promotor de proiect poate desfășura activități și într-un stat altul decât cele precizate mai sus, însă  necesitatea derulării acestora trebuie să fie bine motivată și justificată în sensul de a contribui efectiv la îndeplinirea obiectivelor Programului, respectiv ale proiectului.

36. Pot fi externalizate/ cumpărate de la o firmă specializată pozițiile de manager de proiect, responsabil financiar și responsabil achiziții?

Răspuns: Pozițiile care presupun activități de management al proiectului pot fi  externalizate. Costurile cu salarizarea managerului de proiect, alți membri ai echipei de management se includ la capitolul 1 Cheltuieli de management.

Aceste cheltuieli trebuie să fie în limite rezonabile, întrucât cheltuielile excesive pot fi judecate ca neeligibile, conform prevederii din secțiunea 6.5.3. a Ghidului solicitantului.

35. Este necesară traducerea întregii cereri de finanțare și a tuturor documentelor anexe? Sau doar a cererii de finanțare și a documentelor de parteneriat. De exemplu, trebuie traduse actele constitutive ale organizației din România? 

Răspuns: Toate documentele care formează dosarul de finanțare trebuie traduse în limba engleză. În ceea ce privește documentele statutare, la momentul depunerii dosarului de finanțare, acestea vor fi doar traduse, urmând ca, în cazul selectării, să fie traduse și legalizate.

34. Care sunt țările beneficiare, așa cum sunt ele definite în Ghidul solicitantului ?

Răspuns: Bulgaria, Croația, Cipru, Cehia, Estonia, Grecia, Ungaria, Letonia, (Latvia), Lituania, Malta, Polonia, Portugalia, România, Slovacia, Slovenia, Spania.

33. Se finanțează achiziția de mijloace de transport?

Răspuns: În cadrul Programului PA17/RO13, nu sunt eligibile cheltuielile pentru achiziția de mijloacele de transport.

32. La ce capitol se trec cheltuielile de cazare și transport ale artiștilor antrenați în proiect?

Răspuns: Cheltuielile cu deplasarea (transport, cazare, diurnă) care sunt incluse în categoria costurilor de management, se referă doar la personalul alocat managementului de proiect (echipa care administrează proiectul) și personalului contractat pentru implementarea unora dintre activitățile de gestionare a proiectului. Cheltuielile de deplasare ale altor categorii cum ar fi membrii unui ansamblu artistic, tehnicieni etc. se încadrează la costuri specifice.

În acest sens, se pot consulta explicațiile privind cheltuielile eligibile specificate în Anexa 2 Bugetul Proiectului, pagina 3 – Explicații (indicația de la pct 1.2 cheltuieli cu deplasarea, prin care se solicită menționarea distinctă a costurilor aferente deplasărilor echipei de proiect de cele ale celorlalte categorii de persoane care participă la proiect. Aceste cheltuieli se pot încadra în alte linii / capitole bugetare, ex. costuri specifice etc, în funcție de specificitatea contractelor din cadrul proiectului.

31. Se pot achita onorarii artiștilor participanți la spectacole în cazul unui spectacol?

Răspuns: Se pot achita astfel de onorarii, în măsura în care prezența acestora este justificată și respectă prevederile Ghidului solicitantului și ale legislației specifice în vigoare.

30. La ce capitol trecem onorariile (drepturile de autor) ale artiștilor antrenați în proiect?

Răspuns: Drepturile de autor sunt încadrate la cheltuieli specifice -cap.3 din Anexa 2.

29. Există un plafon privind onorariile artiștilor care sunt implicați în proiect?

Răspuns: Pentru acest personal nu exista un plafon superior al salariilor sau onorariilor. Însă aceste cheltuieli trebuie să fie în limite rezonabile, conform tarifelor uzuale din domeniu, întrucât cheltuielile excesive pot fi judecate ca neeligibile, conform prevederii din secțiunea 6.5.3. Costurile personalului artistic se includ în buget la secțiunea de cheltuieli specifice.

28. Se poate aplica procedura “achiziție directă” de servicii și produse pentru achizițiile în sumă până la 30.000 euro fără TVA, chiar dacă TVA-ul este decontat în cadrul proiectului. La stabilirea procedurii de achiziție se va lua în calcul suma cu TVA sau fără?

Răspuns: Valoarea care se ia în considerare pentru aplicarea procedurilor de achiziție publică este valoarea estimată fără TVA.

27. Vă rugăm să ne precizați dacă se acceptă cheltuieli individuale cu deplasarea, făcute pe numele solicitantului (bilete de avion, bonuri fiscale combustibil, bilete de tren) sau este necesară realizarea unei proceduri de achiziție care să cuprindă aceste cheltuieli?

Răspuns: Cheltuielile individuale sunt acceptate, cu respectarea legislației referitoare la valoarea achiziției.

26. Prestația voluntarilor trebuie însoțită de un contract de voluntariat ? Este necesar ca acest contract de voluntariat să fie atașat cererii de finanțare?

Răspuns: În mod obligatoriu această prestație trebuie însoțită de contracte de voluntariat, încheiate cu respectarea legislației în vigoare. În cadrul respectivelor contracte se vor menţiona orele pe care le prestează fiecare voluntar. Acestea vor fi depuse în copie la semnarea contractului de finanțare, în cazul în care proiectul este selectat pentru finanțare.

25. Care este cota procentuala ce poate fi solicitată pentru categorii de dotări (echipamente) din valoarea totală eligibilă a proiectului?

Răspuns:Nu există o cotă procentuală stabilită pentru cheltuielile privind dotările cu echipamente.

24. Certificatele care să ateste lipsa datoriilor restante fiscale şi sociale emise de Direcţia Generală a Finanţelor Publice și de primăriile pe raza cărora îşi au sediul social și puncte de lucru şi, dacă este cazul, graficul de reeşalonare a datoriilor către bugetul consolidat (original) - sunt necesare aceste acte din partea solicitantului sau și a partenerilor?

Răspuns: Certificatele care să ateste lipsa datoriilor restante fiscale și sociale sunt necesare și din partea solicitantului și a partenerilor de proiect.

23. Centrul Judeţean pentru promovarea culturii este eligibil în calitate de solicitant, având în vedere că depinde financiar de Consiliul Județean și acesta va depune la rândul său proiecte.

Răspuns:Dacă Centrul Județean are personalitate juridică, poate depune proiecte în nume propriu, maxim 3 cereri de finanțare în cadrul cererii pentru proiecte mari și maxim 3 cereri în cadrul cererii pentru proiecte mici.
Dacă Centrul Județean NU are personalitate juridică, poate solicita finanțare prin intermediul Consiliului Județean, care poate depune maxim 3 cereri de finanțare în cadrul cererii pentru proiecte mari.

22. Vă rugăm să ne precizați care sunt grilele aplicabile (în Romania) acceptate pentru:

• diurna zilnică pentru personalul implicat în proiect;
• consum combustibil auto (litri/100 km).

Răspuns: Conform prevederilor din HG 1860/2006, diurna zilnică pentru personalul implicat în proiecte este de 13 lei, iar consumul de combustibil auto de 7.5 litri/100 km.

21. Cum pot fi clasificate cheltuielile de transport realizate în cadrul unui proiect?

Răspuns:Cheltuielile cu deplasarea (transport, cazare, diurnă) care sunt incluse în categoria costurilor de management, se referă doar la personalul alocat managementului de proiect (echipa care administrează proiectul) și personalului contractat pentru implementarea unora dintre activitățile de gestionare a proiectului. Cheltuielile de deplasare ale altor categorii cum ar fi membrii unui ansamblu artistic, tehnicieni etc. se încadrează la costuri specifice.
În acest sens, se pot consulta explicațiile privind cheltuielile eligibile specificate în Anexa 2 Bugetul Proiectului, pagina 3 – Explicații (indicația de la pct 1.2 cheltuieli cu deplasarea, prin care se solicită menționarea distinctă a costurilor aferente deplasărilor echipei de proiect de cele ale celorlalte categorii de persoane care participă la proiect. Aceste cheltuieli se pot încadra în alte linii / capitole bugetare, ex. costuri specifice etc, în funcție de specificitatea contractelor din cadrul proiectului).

20. Prevede Programul PA17/RO13 posibilitatea de prezentare a dovezii de cofinanțare prin extras bancar al persoanei fizice particulare?

Răspuns: În conținutul dosarului de finanțare există Declarația de angajament, declarație pe proprie răspundere, prin care își asumă asigurarea co-finanțării. În perioada contractării se va cere dovada cofinanțării prin extras bancar.

19. Statutul de PFA poate fi solicitat și înregistrat după depunerea proiectelor (în perioada de precontractare)?

Răspuns: Statutul de PFA trebuie depus în cadrul dosarului de finanțare, nu în perioada de precontractare.

18. În cazul cererii de proiecte mici, cum se dovedește activitatea ONG-urilor în domeniul culturii?

Răspuns: Activitatea din domeniul culturii a ONG-urilor se dovedește în primul rând, prin prevederea statutară a organizației, precum și prin experiența dovedită a proiectelor culturale, așa cum trebuie detaliată în cadrul Anexei 1 la Ghidul solicitantului – Formularul cererii de finanțare, secțiunea 1.4. pct b.

17. Cum se pot plăti salariile de către solicitant, pentru reprezentanții partenerului din statele donatoare în cadrul unui proiect?

Răspuns: În cadrul Acordului de parteneriat pe care promotorul de proiect (solicitantul din România) îl încheie cu partenerul de proiect, se va specifica care dintre activitățile - implicit, costurile - proiectului sunt efectuate de liderul de proiect și care sunt efectuate de către partener.
În plus,

• promotorul de proiect include în Anexa 2 - Bugetul proiectului și partea de buget aferentă activităților pe care le implementează partenerul de proiect;
• cheltuielile cu salariile, inclusiv cele pentru reprezentanții partenerului, se includ la categoria de costuri conform capitolului bugetar specific;
• plățile pe care promotorul de proiect (solicitantul) le face către partener se realizează sub formă de rambursare, pe baza documentelor justificative prezentate de partener.

Conform precizărilor din Ghidul solicitantului, 13.3 "Verificarea și aprobarea rapoartelor", în cazul verificării cheltuielilor efectuate de către partenerii de proiect, din statele donatoare, va fi necesară și suficientă prezentarea de către aceștia a unui raport realizat de un auditor independent și certificat din statul în care este înregistrat respectivul partener, care să certifice că plățile solicitate de către partener la rambursare promotorului de proiect au fost efectuate în concordanță cu Regulamentul, legislația națională și practicile contabile din țara partenerului de proiect.

16. Este eligibila achiziția unui sediu?

Răspuns: Cumpărarea de bunuri imobiliare nu sprijină realizarea obiectivelor Programului PA17/RO13 și în consecință nu este eligibilă în cadrul Programului. Închirierea de spații face parte din categoria cheltuielilor eligibile cu condiția ca spațiul respectiv să fie absolut necesar îndeplinirii scopului și obiectivelor proiectului. Costurile de închiriere sunt eligibile pentru perioada de implementare a proiectului vizat.

15. Ce se întâmplă dacă o organizație parteneră în cadrul proiectului, din țară sau din statele donatoare, se desființează pe parcursul implementării proiectului?

Răspuns: Conform prevederilor Ghidului solicitantului, Acordul de parteneriat încheiat trebuie să conţină şi o clauză privind situaţia în care unul dintre parteneri nu-şi realizează obligaţiile. În acest caz, solicitantul trebuie să poată prelua activitatea partenerului în cauză.

14. La ce se referă "producția de bunuri și servicii referitoare la cultura comunităților" cuprinsă în cadrul activităților eligibile?

Răspuns: Producția de bunuri și servicii privind cultura minorităților se referă atât la bunurile tangibile (colecționare și expunere obiecte tradiționale, producție de artizanat, creație vestimentară etc.), cât și la cele intangibile (culegere de folclor, obiceiuri, albume de fotografii, de muzică, monografii etc.) și utilizarea acestora pentru a face cât mai accesibilă publicului larg cultura respectivă.

13. ONG-urile trebuie să fie active în domeniul culturii?

Răspuns: În cazul proiectelor mici, ONG-urile trebuie să fie active în domeniul culturii; în cazul proiectelor mari, nu este o condiție obligatorie.

12. O organizație poate depune în calitate de solicitant maxim trei cereri de finanțare la proiecte mici și maxim trei cereri de finanțare la proiecte mari sau maxim trei cereri de finanțare în total (proiecte mici și mari)?

Răspuns: O organizație poate să depună maxim 3 proiecte pentru fiecare dintre cele două cereri de proiecte (proiecte mari, respectiv proiecte mici).

11. Indicatorii din formularul cererii de finanțare sunt obligatorii sau exemplificativi, putându-se adăuga alții?

Răspuns: Lista cu indicatori din formularul cererii este enumerativă și trebuie să realizați numai unii dintre ei în cadrul proiectului, în funcție de specificul acestuia. De asemenea, mai puteți adăuga și alți indicatori relevanți. Însă valoarea numerică a unui indicator completată de solicitant în formular devine obligație asumată. Acest lucru semnifică asumarea îndeplinirii acestora și a obținerii anumitor rezultate, pe baza finanțării nerambursabile primite, în cadrul contractului de finanțare a proiectului. De exemplu, dacă se trece ca indicator de realizat 1 artist care participă la o expoziție internațională, 3 opere de artă care participă la expoziția internațională și 1 spectacol etc, acestea trebuie să fie apoi obligatoriu realizate în cadrul proiectului.

10. O cerere de finanțare trebuie scrisă pe o singură componentă?

Răspuns: Conform Grilei de evaluare prezentate în Ghidul Solicitantului, pag. 30-32, se punctează calitatea contribuției proiectului la componentele Programului și nu numărul de componente la care proiectul contribuie. Așadar, proiectul poate contribui la o singură componentă sau la ambele, în proporții diferite. În Formularul cererii de finanțare, la pct 2.5, trebuie descrisă contribuția proiectului la realizarea uneia sau a ambelor componente ale Programului, după caz. Ca urmare, puteți scrie în cadrul unei cereri de finanțare proiectul chiar dacă sprijină ambele componente.

9. O organizație neguvernamentală  înființată în 2014 este eligibilă pentru a accesa fonduri prin Programul deschis în ianuarie 2014, PA17/RO13?

Răspuns: Conform precizărilor cuprinse în Ghidul solicitantului, nu se impune nicio condiție de existență sau experiență anterioară, astfel că și ONG-urile nou înființate sunt eligibile, dar se evaluează capacitatea lor de implementare, inclusiv a membrilor ori angajaților ONG-ului.

8. În categoria costurilor cu consultanța și expertiza sunt incluse și cheltuielile cu întocmirea cererii de finanțare?

Răspuns: Conform Ghidului solicitantului, Cap. 6.5.2. Condiții generale, cheltuielile în cadrul proiectului sunt eligibile dacă sunt efectuate în perioada de eligibilitate a cheltuielilor, mai precis, cheltuielile efectuate în perioada cuprinsă între data semnării contractului de finanţare și data finalizării ultimei activităţi a proiectului, la care se adaugă 30 de zile necesare pentru efectuarea plăţilor în cadrul proiectului.Ca urmare, cheltuielile de consultanță pentru scrierea cererii de finanțare NU sunt eligibile.

7. În privința modului de evaluare/ierarhizare a cererilor de finanțare, se aplică principiul "primul venit, primul servit" sau evaluarea\ierarhizarea se realizează după data limită?

Răspuns: Verificarea administrativă a cererilor de finanțare se face pe  măsura depunerii lor, însă evaluarea tehnică (notarea) tuturor proiectelor se va realiza după încheierea termenului limită de depunere.

6. Care este data (aproximativă) de la care vor putea începe proiectele finanțate (vor fi semnate contractele de finanțare)?

Răspuns: Semnarea contractelor de finanțare se va realiza după evaluarea tuturor proiectele depuse, estimativ în a doua jumătate a anului 2014.

5. Este obligatorie găsirea unui partener și implicit dezvoltarea unui proiect în parteneriat?

Răspuns: Proiectele în parteneriat vor avea prioritate. Astfel, se va acorda punctaj suplimentar proiectelor implementate în parteneriat între operatorii culturali din România și cei din statele donatoare.
Însă, existența unui parteneriat cu o entitate din statele donatoare nu este o condiție obligatorie pentru obținerea de finanțare în cadrul Programului.

4. Se poate depune un proiect fără partener dintr-un stat donator?

Răspuns: Da, însă doar proiectele implementate în parteneriat cu o organizație din statele donatoare vor fi punctate în cadrul Grilei de evaluare.

3. Dacă nu am trimis formularul pentru participare la seminarul de matchmaking, pot să mai depun cerere de finanțare în cadrul Fondului pentru relații bilaterale?

Răspuns: Participarea la seminar nu condiționează depunerea unei cereri de finanțare în cadrul Fondului pentru relații bilaterale.
Seminarul de matchmaking organizat de Unitatea de Management a Proiectului, în calitate de  Operator de Program, reprezintă una dintre variantele posibile pentru identificarea de parteneri.
Pe de altă parte, Măsura A - Inițiere / Dezvoltare de parteneriate din cadrul Fondului pentru relații bilaterale oferă sprijin financiar (până la 1.500 euro / entitate) atât operatorilor culturali din România, cât și celor din statele donatoare (Norvegia, Islanda și Liechtenstein) pentru deplasarea în vederea stabilirii de parteneriate. Astfel, finanțarea din cadrul Fondului reprezintă o altă modalitate, distinctă, la dispoziția celor interesați de găsirea unui partener și implicit, dezvoltarea unui proiect în parteneriat.
De asemenea, operatorii culturali pot întreprinde, pe cont propriu, demersuri în vederea stabilirii de contacte directe cu potențiali parteneri din statele donatoare.

2. Declaraţia de parteneriat a partenerului străin este necesară în original sau copie?

Răspuns: Declarația de parteneriat a partenerului străin este acceptată și în copie.

1. Cât timp durează evaluarea cererilor de finanțare în cadrul Fondului pentru relații bilaterale – cerere de propuneri, runda 1?

Răspuns: Evaluarea cererilor de finanțare se va realiza continuu, în ordinea primirii, în termen de 10 zile lucrătoare de la declararea cererii de finanţare ca fiind eligibilă. În cazul în care se solicită clarificări, termenul se prelungeşte.