Întrebări frecvente sesiune de informare

68. În caietul de sarcini se pot face referiri la un manual de comunicare în limba engleză? Există o variantă în limba română (versiune tradusă agreată) care să poată fi pusă la dispoziția beneficiarilor?

Răspuns: Se pot face referiri la Manualul de identitate vizuală pus la dispoziția promotorilor de proiecte de OP (existent și pe pagina web a Programului), dar nu există o traducere oficială integrală a Communication and Design Manual.

69. În cererea de finanțare a fost prevăzută ca și cerință: „experții care vor presta serviciile de management să fie atestați / certificați CNFPA în domeniul managementului de proiecte / cursuri în domeniul managementul fondurilor europene / experiență în derularea proiectelor cu fonduri nerambursabile demonstrată prin participarea la cel puțin un proiect”, dar din punct de vedere al principiilor în baza cărora se desfășoară achizițiile acestea sunt condiții restrictive. Se vor mai introduce în caietul de sarcini aceste cerințe?

Răspuns: Aceste cerințe se pot introduce și în caietul de sarcini cu condiția să nu fie cumulative.
Se consideră cerință excesivă doar solicitarea ca experiența specifică a managerului de proiect să fie realizată în calitatea acestuia de manager de proiect atestat/certificat CNFPA, respectiv ca acesta să fi participat ca manager de proiect în cel puțin un proiect după obținerea atestatului/certificatului CNFPA.

70. Dacă se elimină din caietul de sarcini aspectele de la punctul de mai inainte, este necesară transmiterea unei notificări?

Răspuns: Da.

71. Anunțurile de proiect trebuie să fie publicate în ziare și la parteneri?

Cu privire la anunțurile aferente achizițiilor publice, în cazul beneficiarilor privați, este obligatorie NUMAI publicarea anunțului pe pagina web www.fonduri-ue.ro secțiunea „Achiziții privați”. În cazul autorităților contractante, publicarea anunțurilor aferente achizițiilor publice se va face conform nr. OUG 34/2006, cu modificările și completările ulterioare.
Răspuns: În ceea ce privește comunicatele de presă aferente proiectului, este recomandat ca acestea să fie publicate și pe pagina web a partenerului.

72. Este obligatoriu ca informațiile publicate prin diferite instrumente (mass-media, internet etc.) să fie bilingve?

Răspuns: Nu este obligatoriu pentru toate materialele de comunicare, ci doar pentru paginile web dedicate proiectelor care beneficiază de un sprijin financiar de cel puțin 150.000 euro sau care este dezvoltat în parteneriat cu entități din state donatoare.

73. Cum se transferă sumele din avansul primit de la OP către partenerul extern? Conform acordului de parteneriat, contul bancar al partenerului este deschis la o bancă din Islanda, țara de origine a partenerului.

Răspuns: Sumele se transferă în euro în contul bancar al partenerului, fie în avans, ținând seama de planificarea activităților derulate de acesta, fie prin rambursarea cheltuielilor deja efectuate de partener.

74. Contractul de finanțare trebuie tradus în limba engleză și transmis partenerului de proiect?

Răspuns: Numai dacă există o solicitare în acest sens din partea partenerului.

75. Facturile partenerului extern trebuie traduse în limba română / engleză?

Răspuns: În cazul partenerilor străini din statele donatoare (Norvegia, Islanda, Liechtenstein) se acceptă pentru justificarea cheltuielilor efectuate un raport de verificare a cheltuielilor (elaborat de un auditor independent și certificat în statul donator respectiv). Documentul va fi tradus în limba română/engleză, semnat şi ştampilat de promotor pentru conformitatea traducerii. In acest caz facturile nu sunt prezentate OP si necesitatea traducerii facturilor/documentelor justificative pentru plățile efectuate de partener nu este impusă de către OP.
Pentru alți parteneri externi, cât și în cazul în care pentru partenerul extern dintr-un stat donator nu sunt prevăzute cheltuieli cu auditorul independent, facturile și alte documente justificative vor fi traduse în limba română/engleză, semnate şi ştampilate pentru conformitatea traducerii.

76. Facturile partenerului norvegian trebuie inscripționate de către acesta conform prevederilor art. 5 alin (3) din contractul de finanțare?

Răspuns:În cazul partenerilor străini care justifică cheltuielile prin documente, nu prin raport de audit, facturile trebuie inscriptionate conform art. 5.(3) din contractul de finanțare.
In cazul celorlalți parteneri din statele donatoare, care au prevazut un auditor independent și certificat în statul donator respectiv, se va accepta pentru justificarea cheltuielilor efectuate un raport de verificare a cheltuielilor elaborat de auditor. Documentul va fi tradus în limba română/engleză, semnat şi ştampilat pentru conformitatea traducerii. În acest caz, facturile partenerului nu sunt prezentate OP.

77. Referitor la prevederile art. 5 alin (2) din contractul de finanțare prin care se menționează faptul că reprezentantul legal semnează copiile documentelor justificative, este posibil ca acestea să fie semnate de către o persoană (din echipa de implementare) împuternicită în acest scop prin dispoziție?

Răspuns: Documentele justificative pot fi semnate pentru conformitate cu originalul de o persoană desemnată prin dispoziție/împuternicire a reprezentantului legal.

78. Partenerul de proiect trebuie să transmită documentația de achiziție aferentă serviciilor de audit?

Răspuns: Partenerul de proiect dintr-un stat strain va da o declaratie pe proprie raspundere privind realizarea achizitiei publice din cadrul proiectului conform legislatiei nationale aplicabile.
In cazul partenerilor din state donatoare care isi justifica cheltuielile pe baza de raport de audit, acesta va fi însoțit de o declarație pe proprie răspundere a partenerului de proiect conform căreia procedurile de achiziție publică în cadrul proiectului s-au derulat conform legislației naționale aplicabile.

79. Raportul de audit al partenerului norvegian poate fi în elaborat în limba engleză?

Răspuns: Da.

80. Ce trebuie să conțină raportul de audit al partenerului extern efectuat de firma de audit din Norvegia?

Răspuns: Raportul de audit trebuie elaborat de un auditor independent și certificat. Raportul de audit certifică faptul că cheltuielile solicitate sunt efectuate în conformitate cu Regulamentul privind implementarea Mecanismului Financiar al Spațiului Economic European 2009-2014, legea națională, practicile contabile și procedurile de achiziții publice din țara partenerului de proiect și cu prevederile acordului de parteneriat.

81. Partenerul de proiect trebuie să completeze în limba engleză formularele de raportare: Raport intermediar de progres și Raportul financiar pentru activitățile în care acesta este implicat?

Răspuns: Partenerul de proiect (român sau străin) nu completează formularele de raportare către OP. Informațiile furnizate în Rapoartele intermediare de progres trebuie asumate în totalitate de către promotorul de proiect.

82. Partenerul norvegian trebuie să prezinte rapoarte lunare de activitate pentru justificarea activității desfășurate în cadrul proiectului? Există un model?

Răspuns: Periodicitatea raportării de către partener este stabilită de promotorul de proiect, în funcție de termenele impuse în contractul de finanțare pentru predarea RFI. Nu există un model standard de raportare a activității partenerului.

83. Membrii echipei de implementare pot beneficia de prevederile art. 34 alin. (1) din Legea cadru nr. 284 din 28 decembrie 2010 privind salarizarea unitară a personalului plătit din fonduri publice, respectiv: „Personalul din autorităţile administraţiei publice centrale, din structurile din subordinea autorităţilor administraţiei publice centrale şi din instituţiile publice locale, nominalizat în echipele de proiecte finanţate din fonduri comunitare nerambursabile postaderare, precum şi din împrumuturi externe contractate sau garantate de stat rambursabile sau nerambursabile, beneficiază de la data intrării în vigoare a prezentei legi de o majorare a salariului de bază cu până la 75%, iar începând cu 1 ianuarie 2011, în locul majorării de până la 75%, de o majorare de până la 25 de clase de salarizare suplimentare aplicată la salariul de bază lunar, proporţional cu timpul efectiv alocat realizării activităţilor pentru fiecare proiect, indiferent de numărul de proiecte în care este implicat, fără a depăşi durata maximă a timpului de lucru prevăzută de normele legale în vigoare şi fără a depăşi în total numărul maxim de clase de salarizare prevăzut la art. 10 alin. (2)”. În cazul în care echipa de implementare a proiectului nu beneficiază de aceste prevederi, având în vedere că promotorul este instituție publică, se pot aplica prevederile menționate anterior pentru  persoanele implicate în implementare?

Răspuns: Personalul echipei de implementare din cadrul instituțiilor publice poate beneficia de majorarea menționată, în condițiile legii. Acordați atenție tuturor condițiilor aplicabile (nr. de proiecte implementate de instituție, nr. experți implicați etc.). Responsabilitatea aplicării prevederilor legale în vigoare revine promotorului de proiect.

84. Cum vor fi verificate de către OP procedurile de achiziție (evaluare ex-ante/ex-post)?

Răspuns: Procedurile de achiziții vor fi verificate astfel:
- raportat la prevederile OUG 34/2006 și HG 925/2006, cu modificările și completările ulterioare, în cazul autorităților contractante (organizații publice)
- raportat la prevederile Ordinului nr. 1120/2013 și ale Ordinului nr. 1191/2014 în cazul organizațiilor private.
Verificarea se face ex-post, cu excepția unui eșantion stabilit și comunicat de către OP în timp util, pentru care se va face și verificare ex-ante.

85. Care sunt fazele de implementare la care este necesară participarea reprezentanților OP?

Răspuns: Nu este necesară participarea reprezentanților OP la toate fazele de implementare a proiectului. OP va efectua vizite de monitorizare după informarea oficială a promotorului de proiect cu 2 săptămâni în avans sau vizite ad-hoc.

86. Când se poate solicita o altă plată a prefinanțării? Doar cu ocazia unei raportări sau și între raportări, dacă s-au cheltuit 70% din bani?

Răspuns: Transferul următoarei tranșe de pre-finanțare se operează doar în situația în care s-au realizat plăți în valoare de cel puțin 70% din prefinanțarea primită anterior. Dacă nu se reușește cheltuirea a cel puțin 70% în cadrul perioadei de raportare de 4 luni, aceasta se poate prelungi până la 6 luni.

87. Ce trebuie să facem în cazul în care termenul estimat în proiect pentru încheierea unei achiziții este depășit? E posibil ca procedura să fie demarată la termen, dar din cauze birocratice, de exemplu, să dureze mai mult decât perioada estimată?

Răspuns: Orice modificare a planului de achiziții trebuie notificată OP, conform modelelor și instrucțiunilor de completare puse la dispoziție de OP.
În ceea ce privește procedura de achiziții, în fișa de date/specificațiile tehnice se va preciza termenul de finalizare a proiectului, respectiv 30.04.2016, ca dată limită de finalizare a contractului.Atenție! Termenul de execuție/prestare/livrare nu poate depăși data limită de 30 aprilie 2016 in  niciun caz.

88. În cazul proiectelor se aplică ordinul Ministrului Fondurilor Europene nr. 989 din 29 septembrie 2014 referitor la plafoanele achizițiilor de echipamente IT?

Răspuns: Nu, ordinul MFE este aplicabil Programului Operaţional Sectorial „Dezvoltarea resurselor umane 2007-2013". Cu toate acestea, promotorul trebuie să poată proba că achiziția s-a realizat la prețul pieței, raportat la utilizarea echipamentului în proiect.

89. Este posibil ca în caietul de sarcini aferent procedurii de achiziție să fie clarificate cerințe tehnice prezentate în cererea de finanțare cu caracter general?

Răspuns: Specificațiile tehnice prezentate generic în cererea de finanțare trebuie detaliate, dar în nici un caz modificate, în documentele procedurii de achiziție publică/procedurii simplificate. Acestea trebuie elaborate într-o manieră obiectivă/clară/detaliată pentru a se asigura îndeplinirea corespunzătoare a scopului proiectului.

90. Există vreo procedură de transfer a echipamentelor între partenerii și promotorii de proiect?

Răspuns: Pe parcursul implementării proiectului, echipamentele pot fi transferate de la promotor la partener în baza unui Proces verbal de custodie. La finalizarea proiectului, acestea vor reveni organizației care va asigura sustenabilitatea proiectului.

91. Se pot face realocări bugetare în timpul proiectului din liniile bugetare unde s-au făcut economii către linii care nu au avut prevăzut buget.

Răspuns: Dacă linia bugetara nu a avut prevăzut buget inițial nu a existat nici activitate aferentă. Prin urmare linia bugetară către care se dorește realocarea de sume trebuie să aibă în corespondent derularea unei noi activități. Conform art. 19 din contractul de finanțare, includerea de noi activităţi eligibile care să contribuie la atingerea rezultatelor, indicatorilor şi obiectivelor specifice ale proiectului se realizează prin încheierea unui act adițional cu OP.

92. Lista de echipamente poate fi suplimentată cu accesorii pentru echipamentele prevăzute deja în proiect în limita fondurilor alocate capitolului de achiziții?

Răspuns: Orice modificare a contractului de finanțare și a anexelor sale se realizează cu acordul OP, prin transmiterea unei notificări și a unor documente justificative care să probeze necesitatea modificării.

93. Care va fi forma contractuală agreată pentru angajarea membrilor echipei de proiect și a experților?

Răspuns: Se va ține cont de legislația aplicabilă promotorului/partenerului. OP acceptă contracte individuale de muncă, contracte civile și/sau contracte de cesiune a drepturilor de autor sau a drepturilor conexe.

94. Pentru poziția de Coordonator partener Norvegian, bugetat în Cheltuieli de management - care este forma contractuală agreată, în condițiile în care persoana este nerezidentă în România?

Răspuns: Având în vedere faptul că, costurile sunt încadrate la Cheltuieli de management, acesta trebuie să fie angajat al partenerului de proiect, conform legislației aplicabile acestuia.

95. Ce fel de contract trebuie încheiat  cu experți din cadrul proiectului pentru a putea fi decontate cheltuielile de deplasare?

Răspuns: Aceste cheltuieli pot fi decontate în cadrul oricărui tip de contract încheiat cu experții, în condițiile în care contractul prevede decontarea acestui tip de costuri, iar în bugetul proiectului sunt prevăzute costuri pentru deplasarea experților.

96. Pe perioada de implementare a proiectului, în cazuri justificate, poate fi acceptată suplimentarea numărului  de  membri  ai  echipei  de  management?

Răspuns: OP acceptă, în cazuri excepționale, înlocuirea justificată a unor membri ai echipei de implementare a proiectului cu persoane cu experiență similară. Solicitările de modificare a echipei de implementare, în sensul suplimentării numărului de posturi, vor fi analizate punctual în momentul primirii acestora și a documentelor justificative.  

97. Responsabilul financiar al proiectului poate fi remunerat pe baza unui contract de colaborare/contract civil de prestare servicii, ca persoană fizică sau este necesar ca acesta să fie angajat cu contract individual de muncă?

Răspuns: Depinde de încadrarea în capitole bugetare a cheltuielii aferente remunerării responsabilului financiar (cheltuieli de management/cheltuieli de consultanță/ onorarii experți). OP acceptă contracte individuale de muncă, contracte civile și/sau contracte de cesiune a drepturilor de autor sau a drepturilor conexe.

98. Partenerul norvegian poate realiza achiziții (ex. bilete avion) de pe un card de credit de persoana fizică, cu factura aferentă emisă pe numele organizației sau este necesar ca plata să fie făcută de pe cardul de credit al organizației?

Răspuns: Da, dacă legislația le permite și numai dacă factura este emisă pe numele organizației partenere.

99. Cum va fi raportată/ monitorizată cheltuirea eventualelor venituri generate de proiect pe o perioadă de 5 ani după finalizarea acestuia?

Răspuns: Prin raportările post-implementare, în perioada de sustenabilitate.

100. În cadrul proiectului, se pot face plăți în numerar sau doar prin ordin de plată?

Răspuns: Se acceptă și plăți în numerar către furnizori persoane juridice, până la plafonul de 2.000 lei.

101. Cum face promotorul de proiect (privat) dovada plății contribuției proprii în proiect?

Răspuns: Ca regulă generală, promotorul de proiect varsă contribuția financiară proprie în contul de proiect, cont din care achită facturile aferente proiectului.